В современном мире ни одно предприятие не обходится без компьютеров, а успешные бизнесы предпочитают использовать Системы Электронного Документооборота. Благодаря системе бухгалтеру не нужно посещать контролирующие инстанции, а владельцу компании ожидать несколько месяцев доставку контракта и т.д. — всё быстро приходит в электронном виде.
Преимущества Системы Электронного Документооборота:
• Экономия пространства. При использовании СЭД предприятию не нужно выделять помещение для хранения документов; • Затраты на копирование документов сокращаются, потому что в использовании офисной техники и расходников практически нет никакой необходимости; • Доставка документов не требует затрат, ведь все необходимые данные можно отправить в электронном виде. Соответственно, между филиалами перестаёт работать курьерская служба и уменьшаются затраты на транспортные расходы; • Доставка происходит в считанные секунды; • Есть возможность кадровой оптимизации, потому что на работу с документами будет уходить всё меньше времени; • Физически документ невозможно потерять при автоматизации документооборота — он хранится в электронном виде; • Становится доступен контроль иерархии файлов, ведь четкая фиксация по определенным признакам будет качественно и верно каталогизировать документы; • Все изменения можно отслеживать вплоть до минут, а анонимное редактирование становится недоступным; • На поиск необходимого документа будет уходить все меньше времен. Обширная база в электронном виде работает гораздо быстрее, чем человек с традиционным документооборотом.
Недостатки Системы Электронного Документооборота:
• На первом этапе при внедрении СЭД нужно потратить значительную сумму на обучение сотрудников предприятия; • С помощью системы далеко не со всеми государственными организациями можно сотрудничать. Многие учреждения требуют предоставлять документы в бумажном виде, ведь у них нет СЭД; • Технические неполадки или отключение электричества негативно влияют на работу с документами. Они находятся в электронном виде — невозможно получить доступ; • К сотрудникам предприятия увеличиваются профессиональные требования.
Системы Электронного Документооборота позволяют облегчить работу многих сотрудников, в чьи обязанности входит взаимодействие с документами. Но специалисты должны обладать определенными навыками, чтобы не потеряться в электронной базе. |